무슨 전화 받는 요령까지 알아야 하냐고 하시겠지만
실제로 현업에서 보면 이제 막 입사한 신입들은 전화받는 요령 자체도 모르는 사원들이 많습니다.
마치 회사전화가 친구전화인냥 격식과 예의는 찾아볼수 없고
아무리 MZ가 대세라고는 하지만 표준언어가 아닌 듣지도 보지도 못한 그런 단어를 쓰는 사원부터
정말 기본 교육이 너무나도 안된 사원들이 많습니다.
이제 회사에서 적응할때즘 업체에 전화로 요청할 수도 있고, 또 타 부서 전화를 받을수 도 있기 때문에
지금부터는 전화받는 요령에 대해서 알려드리겠습니다.
신입사원 전화받는 요령
- 명확하고 친절한 인사
전화를 받을 때는 간단하고 명확한 인사를 하는 것이 중요합니다. 예를 들어, "안녕하세요, [회사명] [부서명] [이름]입니다." 와 같은 인사로 전화를 받으면 100점입니다.
신입사원의 경우 처음에는 익숙하게 나오지 않을테니 수시로 연습하고 한번 써보기 시작하면 금방 익숙해 집니다. - 전화 전에 준비하기
전화를 받기 전, 필요한 메모지나 관련 자료들을 준비해두면 전화 중에 필요한 정보를 빠르게 제공할 수 있습니다.
만약 메모지를 준비하지 못했을 경우에는 " 관련 내용에 대해서 메일로 다시한번 부탁드리겠습니다" 라고 하는것도
큰 요령입니다. - 경청과 정확한 이해
상대방의 말을 잘 듣고, 필요한 정보를 정확히 파악하여 대화를 이어갑니다.
만약 잘 모르는 단어나, 명확하지 않을때는 "제가 아직 신입이라, 익숙하지 않으니, 다시한번 부탁드리겠습니다" 라고 말한다음 메모를 하거나 질문을 반복하여 확실히 이해 해야 합니다. - 명확하고 정확한 전달
전화를 마친 후, 상대방의 요청 사항을 상사나 다른 동료에게 정확하게 전달합니다.
전달하는 방법은 구두로 직접가서 전달하는 방법과, 메일로 전달하는 방법이 있습니다. - 친절한 톤 유지
목소리는 차분하고 친절하게 유지하며, 너무 급하거나 불친절한 톤을 피하는 것이 중요합니다. - 잘못 연결된 경우 처리
전화를 잘못 받은 경우에는 사과 후, 정확한 부서나 담당자에게 전환할 수 있도록 합니다.
예를 들어, "죄송하지만, 담당자가 아니신 것 같습니다. 잠시만 기다려 주세요."라고 말할 수 있습니다. - 후속 조치
전화를 끊은 후에는 필요한 후속 작업이나 조치를 신속하게 처리하여,
전화에서 나온 요청이나 문제가 해결되도록 합니다. - 전화 후 메모 작성
전화를 마친 후, 대화 내용이나 후속 조치가 필요한 사항을 메모하여 기록해두는 것이 좋습니다. - 전화 마무리
전화를 마칠 때는 "감사합니다" 또는 "안녕히 계세요" 등의 친절한 말로 대화를 끝냅니다.
상대방이 불편하지 않도록 끝맺음도 중요합니다.